Data processing summary

Fornitore (Responsabile del trattamento)

4townlab S.r.l. Corso Vittorio Emanuele II, 9 31015 Conegliano (TV) P.IVA/CF: 05603680264 E-mail info@4townlab.it

Contatto protezione dati

DPO – dpo@4townlab.it

1. Ruoli nel trattamento

• Titolare del trattamento: Comune cliente
• Responsabile del trattamento: 4townlab S.r.l.
• Sub-responsabili: provider cloud e servizi tecnici

Il trattamento dei dati personali è disciplinato da Data Processing Agreement (DPA) ai sensi dell'art. 28 GDPR.

2. Finalità del trattamento

Il servizio consente agli enti pubblici di:

• gestire le richieste dei cittadini;
• fornire informazioni sui servizi comunali;
• indirizzare le richieste agli uffici competenti;
• analizzare statisticamente le richieste ricevute.

3. Categorie di dati trattati

Il servizio può trattare:

• dati identificativi (nome fornito dall'utente);
• dati di contatto (telefono, email);
• contenuto delle richieste;
• dati tecnici di accesso e log di sistema.

Il sistema non è progettato per il trattamento sistematico di categorie particolari di dati personali.

4. Categorie di interessati

• cittadini
• utenti dei servizi comunali
• dipendenti dell'ente
• altri soggetti che interagiscono con il servizio.

5. Modalità di raccolta dei dati

I dati possono essere raccolti tramite:

• chiamate telefoniche
• messaggistica digitale
• eventuali interfacce web del servizio.

6. Localizzazione dei dati

I dati personali sono conservati su infrastrutture cloud situate all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Eventuali trasferimenti verso Paesi terzi avvengono nel rispetto degli articoli 44-49 GDPR.

7. Misure di sicurezza principali

Il servizio implementa misure tecniche e organizzative tra cui:

• cifratura delle comunicazioni (TLS);
• controllo degli accessi basato su ruoli;
• autenticazione multifattore per accessi amministrativi;
• monitoraggio e logging degli accessi;
• backup periodici;
• gestione delle vulnerabilità;
• procedure di incident management.

8. Utilizzo dell'intelligenza artificiale

Il servizio può utilizzare tecnologie di Intelligenza Artificiale e Natural Language Processing (NLP) per:

• analizzare le richieste degli utenti;
• generare risposte informative;
• classificare le richieste;
• produrre statistiche aggregate.

I sistemi di AI operano come strumento di supporto e non adottano decisioni automatizzate con effetti giuridici ai sensi dell'art. 22 GDPR. I dati personali non sono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale generali.

9. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo necessario alla gestione delle richieste e all'erogazione del servizio. Alla cessazione del contratto i dati sono restituiti o cancellati e il cliente può richiederne l'esportazione.

10. Diritti degli interessati

Il Titolare del trattamento (Comune) è responsabile della gestione delle richieste degli interessati ai sensi degli artt. 15-22 GDPR. Il Fornitore fornisce assistenza tecnica al Titolare per l'adempimento di tali obblighi.

11. Documentazione di riferimento

Il trattamento dei dati personali è disciplinato dalla seguente documentazione:

• Data Processing Agreement (DPA);
• Allegato misure tecniche e organizzative;
• Trust & Security Overview;
• Elenco sub-responsabili del trattamento (da richiedere specificatamente ed eventualmente fornito solo in fase di trattativa avanzata).